Manual SIND&COM

Manual SIND&COM

A elaboração deste manual tem por objetivo informar, esclarecer e orientar sobre questões relativas a condomínio, além de apresentar algumas dicas. Este Manual não esgota o assunto e, sim, é um balizamento para orientar os síndicos.

APRESENTAÇÃO

Viver em condomínio exige um espírito diferente, e abrir mão de certas individualidades uma vez que existem, além das áreas privativas, as áreas de domínio comum. O direito de uso da área comum e a obrigação de conservar o que é de todos são condições básicas para vida em condomínio.
Todos os condôminos devem contribuir para suas despesas, além de acatar a Convenção, o Regulamento Interno e as decisões das Assembleias.

O CONDOMÍNIO

Condomínio expressa a ideia do direito exercido por mais de uma pessoa sobre o mesmo objeto.
Assim, implica dizer que os diversos titulares desse direito tenham de conviver e contribuir nas despesas necessárias para a manutenção de   parcelas que são, sem outra alternativa, usadas em comum.
O termo é utilizado com mais frequência para definir o direito exercido por pessoas (condôminos) sobre suas unidades privativas e sobre as dependências de uso comum de edificação tanto horizontais como verticais, comerciais como residenciais.

Descrição
Sempre que uma edificação se encontre dividida em unidades independentes (apartamentos, casas, salas comerciais, lojas) e, simultaneamente, essas unidades pertencerem a diferentes proprietários, estamos perante um condomínio. Chama-se condômino, portanto, ao proprietário da fração de uma edificação, que é simultaneamente coproprietário, com os outros condôminos, das partes comuns.

Regulamentação
Visando disciplinar os direitos e os deveres de cada um, bem como a vida em condomínio, há três níveis de normas a saber:
– Código Civil- Capítulo VII Do Condomínio Edilício (artigos 1_331 a 1.358) e Lei n°. 4591/64 (Lei do Condomínio) – comum a todos os condomínios;
– Convenção do Condomínio – individual e específico – uma espécie de constituição;
– Regulamento ou Regimento Interno – individual e específico – regula a convivência entre os moradores.

A Convenção
É o conjunto dos direitos e obrigações que regulamenta o comportamento e o rateio de despesas dos condôminos. A Convenção de Condomínio deverá conter:
– as de condomínio, com especificações das diferentes áreas e a discriminação das partes de propriedade exclusiva;
– diferentes partes de destino;
– serviços comuns e modo de usar as coisas;
– encargos, forma e proporção das contribuições dos condôminos para as despesas de custeio e para as extraordinárias;
– modo de escolher o Conselho Consultivo e o Síndico;
– as atribuições do síndico, além das legais;
– a definição da natureza gratuita ou remunerada de suas funções;
– modo e o prazo de convocação das assembleias gerais dos condôminos;
– diversos tipos de votações para os quorum;
– a forma e o quorum para as alterações de convenção;
– a forma e o quorum para a aprovação do regimento interno, quando não incluídos na própria convenção.
– a forma de contribuição para constituição de fundo de reserva;

O Regulamento Interno
É o conjunto de normas e procedimentos referentes ao comportamento e à conduta dos moradores e frequentadores, disciplinando o uso das áreas comuns e solucionando os problemas mais corriqueiros do condomínio apresentando, inclusive, penalidades aos infratores. O Regulamento Interno não pode Contrariar a Convenção, sob pena de nulidade.

ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO E/OU CORPO DIRETIVO

São órgãos da administração do condomínio:
-Assembleia Geral;
– Conselho Consultivo;
– Conselho Fiscal;
– Síndico / Subsíndico.

A Assembleia Geral
A Assembleia de condôminos é composta por todos os coproprietários do imóvel. É o fórum deliberativo onde os principais temas de interesse do condomínio devem ser discutidos para tomada de decisões. Existem dois tipos de Assembleias: Assembleia Geral Ordinária – AGO e a Assembleia Geral Extraordinária -AGE.

Assembleia Geral Ordinária – a Lei determina a realização de, pelo menos uma por ano, para:
– eleição de síndico, subsíndico e membros dos conselhos, se for o caso;
– prestação de contas do síndico, referente ao exercício findo;
– aprovação do orçamento para o próximo exercício.

Assembleia Geral Extraordinária – serve para tratar assuntos de interesse do condomínio, não previstos nas AGO·se podem ser realizadas tantas quantas necessárias para tratar de quaisquer assuntos que fujam às atribuições normais dos demais órgãos da administração.

O Conselho Consultivo
É o órgão de orientação e aconselhamento ao síndico constituído, em geral, por 03 (três) condôminos, ou seja, proprietários, que serão eleitos conforme determinação da Convenção.

O Conselho Fiscal  
É o órgão cuja finalidade é fiscalizar as contas do administrador e recomendar, ou não, sua aprovação para a Assembleia Geral. O Conselho não aprova pastas, ele recomenda!
Normalmente desempenha sua função conferindo as contas do condomínio, apresentadas nas pastas de prestações de contas mensais.

O Síndico
É o representante legal e exerce a administração geral do condomínio, fazendo cumprir a legislação, a Convenção e o Regulamento Interno. Pode ser condômino, pessoa física ou jurídica, morador ou não, salvo disposição contrária na Convenção. São algumas de suas atribuições:
– cumprir, e fazer cumprir a Legislação, a Convenção do Condomínio, o Regulamento Interno e as
deliberações das assembleias gerais;
– convocar assembleia geral ordinária e extraordinária;
– representar o condomínio em juízo ou fora dele, defendendo os interesses comuns;
– selecionar, admitir e demitir funcionários fixando-lhes os salários de acordo com a legislação;
– supervisionar as atividades de manutenção, conservação e limpeza das áreas comuns e equipamentos coletivos;
– exercer a administração interna do condomínio, referente à vigilância, moralidade e segurança;
– prestar contas à assembleia geral;
– arrecadar as taxas condominiais e proceder à cobrança dos inadimplentes;
– contratar o seguro contra incêndio;
– aplicar as multas estabelecidas na Lei, na Convenção ou no Regulamento Interno;
– praticar os atos que lhe atribuírem a Lei do Condomínio, a Convenção e o Regimento Interno.

O Subsíndico
Nem sempre a função de subsíndico é prevista nas convenções, mas é recomendável que exista. O subsíndico, também eleito em assembleia, substitui o síndico em suas ausências ou impedimentos.

DESPESAS

Podem ser divididas em ordinárias e extraordinárias:
Ordinárias – são despesas, consideradas rotineiras, necessárias à manutenção e funcionamento do condomínio, tais como: salários, encargos trabalhistas e previdenciários; água, luz, limpeza, conservação e manutenção das áreas comuns, dos equipamentos e de pequenos reparos.
Extraordinárias – são as despesas referentes às obras que interessam à estrutura integral da edificação ou à aparência interna e externa das áreas comuns, bem como as necessárias a repor
condições de habitabilidade do condomínio.

FUNDO DE RESERVA

A Convenção do Condomínio pode estabelecer um percentual (normalmente 10%) do total arrecadado mensalmente para que seja contabilizado no Fundo de Reserva, conforme determina a Lei dos Condomínios. Além da obrigatoriedade de constar em Convenção, a Lei estabelece, ainda, que o Fundo de Reserva não pode ser utilizado para o pagamento de despesas ordinárias, sendo que sua utilização deverá ser determinada em assembleia. A destinação dos recursos do Fundo de Reserva difere, portanto, das despesas ordinárias emergenciais e enquadra-se nos casos eventuais como, por exemplo, pagamento de ações trabalhistas ou situações onde o condomínio tenha que quitar algum tipo de indenização.

SEGUROS

Já prevista na Lei n°. 4.591/64, e mantida no atual Código Civil, a obrigatoriedade, e a responsabilidade do síndico, na contratação do seguro de toda a edificação contra o risco de incêndio ou destruição, total ou parcial.
A cobertura deve ser feita pelo valor real das construções, sob pena do síndico ter que responder por valores sub, ou supervalorizados.
Outras coberturas não obrigatórias, porém com grande probabilidade de ocorrer, poderão ser contratadas, como:
– responsabilidade civil do condomínio;
– responsabilidade civil para terceiros;
– responsabilidade civil do síndico;
– quebra de vidros e espelhos;
– danos elétricos;
– vendaval;
· bens patrimoniais do condomínio;
· portões eletrônicos;
· morte e invalidez de empregados (normalmente exigidas em Convenção Coletiva);
· tumultos e greves;
· alagamentos, etc.
Consulte corretor de seguros de sua confiança e analise as coberturas necessárias, e aplicáveis, ao seu condomínio.
O prêmio do seguro deve ser rateado, normalmente, como despesa ordinária.

OBRIGAÇÕES DO CONDOMÍNIO

Em um condomínio há inúmeros documentos de caráter legal, fiscal e pessoal (empregados). O síndico é o responsável pela guarda de todos esses documentos sendo os legais e fiscais pelo prazo de 5 anos e os referentes à pessoal (empregados) pelo prazo de até 30 anos.
Há que se atentar, também, aos prazos dos recolhimentos dos encargos legais, além das retenções nos pagamentos de terceiros.
Por isso é muito importante contar com serviço especializado, como o das administradoras de
condomínios, para orientar e auxiliar o síndico no cumprimento das obrigações legais.

A ESCOLHA DA ADMINISTRADORA PARA O SEU CONDOMÍNIO

Ao contrário do que muita gente imagina, a função de síndico consome muito tempo e energia, de forma que é muito comum que parte das tarefas atribuídas ao sindico sejam transferidas para uma empresa especializada na administração de condomínios.
A contratação de uma administradora é de extrema importância para a vida de um condomínio, pois caberá a administradora algumas tarefas burocráticas específicas, que dificilmente os síndicos ou os condôminos conseguem fazer sem gastar muito tempo. Nesse sentido, contratar uma boa empresa é uma condição fundamental para o bom funcionamento do condomínio.

Avaliando as Empresas
Relacionamos, a seguir, algumas dicas e itens que devem ser observados na escolha da administradora:
· consulte empresas indicadas por outros síndicos, ou prestadores de serviços e avalie o tempo de atuação no mercado;
· solicite propostas para, pelo menos, três empresas;
· desconfie de honorários muito baixos – menor preço nem sempre é sinônimo de qualidade e bons serviços;
· verifique se a administradora é filiada a alguma associação de classe, e se é devidamente registrada no Conselho Regional de Administração;
· solicite relação de alguns condomínios administrados, com nome e telefone dos síndicos;
· se possível, visite as empresas antes da contratação;
· verifique a(s) forma(s) da prestação de contas – devem ser mensais e com demonstrativos de receitas e despesas bem esclarecedores;
· verifique se a empresa opera pelo sistema de conta pool (onde os recursos financeiros são administrados na conta bancária da administradora), ou pelo sistema de conta bancária própria para cada condomínio;
· verifique se a administradora assessora o síndico na contratação de serviços de terceiros;
· leia com atenção o contrato a ser assinado, e a relação dos serviços prestados.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Para que não haja dúvidas quanto à utilização, e à aplicação dos recursos financeiros do condomínio, o síndico deve apresentar mensalmente aos membros do Conselho Fiscal, uma pasta contendo balancete com prestação de contas, do qual deverão constar todas as receitas e  despesas realizadas durante o período anterior, bem como a documentação comprobatória dos pagamentos efetuados. Esse trabalho, normalmente realizado pelas administradoras, deve ser entregue ao síndico, em média, entre os dias 20 e 25 do mês subsequente. As pastas poderão conter, ainda, relatórios complementares que facilitem a análise dos membros do Conselho.
Especial atenção deve ser dada aos resumos financeiros (bancos) e à relação de inadimplência.
Para evitar maiores problemas não deve ser divulgada, em quadros de avisos, a relação de unidades inadimplentes – atenha-se a divulgá-Ia na pasta mensal. Verificada a documentação, e esclarecidas as dúvidas se houverem, o Conselho deve emitir parecer sobre as contas e recomendar, ou não, a sua aprovação pela Assembleia Geral.

MANUTENÇÃO PREDIAL

Um dos itens mais importantes em um condomínio é, justamente, a manutenção da edificação e dos equipamentos. É recomendável manter sob contrato de manutenção todos os equipamentos imprescindíveis, tais como elevadores e bombas d’água.

AIguns itens obrigatórios
– elevadores – contrato de manutenção, ou conservação, com empresa especializada devidamente registrada;
– AVCB(Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) – residencial: a cada três anos; comercial ou de uso misto: dois anos;
– caixas d’água – limpeza e desinfecção a cada 6 meses;
– extintores – recarga anual e testes de mangueiras e teste hidrostático a cada 5 anos;
– seguro contra incêndio – renovação anual;
– PCMSO(Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) – anual;
– PPRA(Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) – vistoria, laudo e certificado anual;
– CIPA(Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) – pelo menos um funcionário designado – anual;
– sinalização interna – indicação fluorescente de escada, extintores, porta corta-fogo etc. – vistoria periódica;
– para-raios – medição anual e vistoria completa do sistema a cada cinco anos.

Alguns itens recomendáveis
– revisão periódica de portas corta-fogo, escadas, corrimãos, cabine de elevadores;
– seguro de vida para funcionários – geralmente previsto em acordo coletivo;
– dedetização e desratização;
– iluminação geral e de emergência;
– ferramentas de trabalho dos funcionários;
. atestado de regularidade das instalações elétricas;
– revisões periódicas em: bombas d’água, portões, porteiro eletrônico, portão automático, circuito interno de TV,interfones, telefones, minuterias, antenas coletiva e parabólica, jardins, sistema de alarme e cercas eletrificadas;
– condição dos pisos, de janelas e portas, piscinas e arredores, playground, salão de jogos, salão de festas; depósitos, hall de entrada, vidraças;
– banheiros da área comum ou de funcionários;
– casa de máquinas;
– vistoria antes do período de chuvas em telhados, calhas e ralos.

Vistoria na Área Comum – Seu primeiro mandato
É muito importante que o síndico que está se responsabilizando pelo cargo, saiba em que condições físicas esta assumindo o condomínio, principalmente por ser responsável civil e criminal por todas as irregularidades da edificação. As instalações devem estar em perfeito estado, conforme descrições acima.
O seu grande diferencial poderá ser em forma de relatórios descritivos com fotos digitais que não somente comprovarão a situação em que o síndico assumiu o edifício, como também poderá ilustrar e comparar todas as mudanças ocorridas durante a sua gestão.

DICA: Pesquisa com os Condôminos
A pesquisa é muito importante no condomínio para direcionar para o lado certo o trabalho do corpo diretivo. Muitas vezes o síndico por não saber os desejos e vontades de sua comunidade, acaba montando pautas das Assembleias totalmente em desacordo com o pensamento de todos.
Resultado:
Assembleia tensa, improdutiva, cansativa e sem resultado algum. A imagem do síndico fica desgastada e o sucesso da administração do condomínio não vem. Já com o trabalho de pesquisa que o síndico poderá realizar descobre as verdadeiras necessidades de todos e faz com que a democracia seja exercida de forma rápida e eficiente.

ORIENTAÇÕES AOS MORADORES

A colaboração em um condomínio deve ser mútua. Não basta síndico e funcionários zelarem pelo bem estar dos condôminos. Estes também precisam colaborar com a segurança de todos que frequentam as áreas comuns. Para conscientizar os moradores, o síndico pode passar algumas orientações de segurança, através de comunicados no quadro de avisos ou em reuniões de condomínios. Confira algumas orientações básicas:
– participar das assembleias – muitos querem exigir, mas não aparecem na reunião para opinar;
– utilizar com responsabilidade os elevadores e demais equipamentos;
– não jogar pontas de cigarro e nenhum outro objeto pela janela;
– orientar os filhos para não brincarem em locais como garagem, escadas, telhados e lajes;
– utilizar com cuidado a piscina, salão de festas, playground e salão de jogos;
– cuidar do jardim, não pisando na grama ou arrancando flores;
– acondicionar bem o lixo doméstico;
– não realizar obras sem o conhecimento do síndico;
– andar em velocidade reduzida com os veículos dentro da garagem ou no trajeto até o portão;
– participar das assembleias – muitos querem exigir, mas não aparecem na reunião para opinar.

DICAS DE SEGURANÇA

A vida e a tranquilidade de seus familiares, vizinhos e amigos depende de cuidados com a segurança que, poderemos adotar e praticar. Devemos lembrar que muitas vezes um delito ocorre, quando a prevenção falha. Cabe, portanto, a cada um de nós a nossa parcela de contribuição responsável e ativa dentro do sistema de Segurança Pública, colaborando com determinação e empenho com as autoridades e os órgão competentes.

Aos Funcionários
– Os porteiros nunca devem abandonar seu posto para atender estranhos, seja no portão ou nas garagens;
– Não permitir a entrega de flores, pizzas, presentes e outros objetos no apartamento. Alguém deverá ser chamado na portaria para recebê-los;
– O portão só pode ser aberto depois de identificado o visitante no portão eletrônico, ou intercomunicador, e após autorização da sua entrada pelo morador;
– Objetos que eventualmente chegarem de surpresa para qualquer morador, como flores e  presentes, devem ficar na portaria e retirados pelo morador destinatário;
– Observar quando um morador estiver entrando ou saindo do condomínio. É bom checar a presença de pessoas suspeitas nas imediações;
-A identificação dos veículos é fundamental na entrada ao condomínio. Adesivos colados na parte superior do para-brisa, ou crachás, facilitam o trabalho;
– Na hora de recolher o lixo e limpeza das áreas externas, todas as entradas do edifício devem estar fechadas;
– Identificação – palavra chave para permitir o ingresso de funcionários de prestadores de serviços, como companhia de água, telefone, luz e gás. E, antes disso, o morador deverá ser consultado sobre o chamado aberto; – o mesmo procedimento deve ser utilizado com a chamada de mão de obra especializada (encanadores, técnicos de TV e outros). Por uma questão de segurança, deve-se anotar o nome e número do RG do prestador do serviço;
– Nunca se impressionar com a aparência de visitantes. Sempre consultar o morador, não esquecendo de anotar o nome e número de RG;
– Evite falar sobre os hábitos dos moradores, tais como: situação financeira, viagens, horários de deslocamentos, colégio onde estudam os filhos, etc;
– Evitar aglomerações, bate-papos inúteis e conversa fiada – atenção e discrição são essenciais.

Aos Síndicos
– Para contratar algum funcionário, deve-se manter cuidado especial, analisando seus antecedentes e suas referências. A escolha deve recair, preferencialmente, naqueles que tenham cursos de formação e treinamento ou mesmo que possuam referências positivas de outros condomínios;
– Uma ficha de cadastro dos moradores do condomínio é essencial. Nesta ficha deverão constar nome dos moradores, telefones de contato, placas dos veículos e telefones em casos de emergências;
– Reciclar é preciso. O aperfeiçoamento e treinamento dos funcionários devem ser constantes. A realização de cursos especializados e reuniões frequentes com moradores, as discussões contínuas das dicas de segurança levam ao objetivo máximo que é o bom funcionamento do condomínio;
– Para a contratação de funcionários, a escolha deve recair naqueles que tenham cursos de formação e treinamento ou mesmo que possuam referências positivas de outros condomínios;
– Portas de entrada, portões de garagem, equipamentos de segurança, em caso de avaria devem ser consertados imediatamente. Por isso, é recomendável ter sempre em mãos endereços e
telefones das empresas de manutenção;
– As entradas do edifício sejam elas sociais, de serviço ou garagem, devem ser bem iluminadas, evitando objetos de arte ou decoração que possam impedir uma visão satisfatória dos locais;
– Os síndicos devem estar sempre atentos, fiscalizando tudo, desde os trabalhos no edifício até a rotina de funcionários e zeladores;
– Uma senha pode ser estabelecida entre moradores e empregados, visando casos de perigo. Essa senha deve ser substituída periodicamente e ficar como segredo entre os próprios moradores.

Aos Moradores
– Seja discreto – evite comentários sobre ganho ou bens em frente a funcionários do condomínio e oriente seus funcionários domésticos para que não comentem seus hábitos;
– Sempre que solicitado, verifique se o assunto lhe diz respeito e só então desça à portaria. Não se exponha desnecessariamente;
– Os funcionários não devem ser criticados caso façam parentes e amigos permanecerem do lado de fora do edifício enquanto se procede a identificação. Isso significa segurança para todos os moradores;
– Quando estiver chegando ou saindo da garagem do seu condomínio, fique de olho para ver se existem pessoas com atitudes suspeitas. Caso desconfie, dê mais uma volta com seu carro até sentir-se seguro;
– Na contratação de empregados, babás e motoristas, exigir documentação e antecedentes. Os candidatos postulantes devem ser recebidos na portaria e, não, nas unidades;
– Evite deixar chaves do apartamento com empregados ou na portaria. Quando necessário, deixe com um vizinho;
– Quem reside no térreo, primeiro e segundo andar deve redobrar a segurança, protegendo as áreas de acesso;
– O morador deve ter em mente que a sua compreensão e colaboração são fundamentais para a segurança eficaz no condomínio;
– Caso tenha a infelicidade de ser surpreendido por um assaltante, acima de tudo, mantenha a calma, nunca entre em confronto com eles. Preste bastante atenção nos detalhes como cor, altura, tatuagens, maneira de falar, olhos, roupas, cicatrizes, etc. – isso pode ser muito útil numa investigação policial.

Normativa de Elevadores
Em 1999, a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) publicou uma nova técnica, NBR NM 207/1999, elevadores elétricos de passageiros – requisitos de segurança para construção e instalação, que trata das especificações técnicas para novos elevadores fabricados a partir da publicação da mesma.

Tópicos importantes para o condomínio saber!

Casa de máquinas

6.1.2.2 Casas de máquinas ou casas de polias não devem ser usadas para outros fins que não elevadores. Elas não devem conter dutos, cabos ou dispositivos que não estejam relacionados com elevadores.

6.3.2.4 Quando a casa de máquinas tiver vários níveis com desníveis maiores que 0,5 m, devem ser providas escadas ou degraus com balaustradas.

6.3.3.1 A porta de acesso à casa de máquinas deve ser de material incombustível e sua folha deve abrir para fora, estar provida de fechadura com chave. com fechamento e travamento autônomo.

Requisitos para circuitos de alimentação de energia nos elevadores

13.4.1 As casas de máquinas devem possuir, para cada elevador, um interruptor principal capaz de cortar a alimentação do elevador em todos os condutores ativos. Este interruptor deve ser capaz de desligar-se para a mais alta corrente que possa ocorrer nas condições normais de uso do elevador.

13.4.2  Os interruptores principais dos elevadores, com as suas proteções, devem estar colocados na casa de máquinas e situados no lado oposto às dobradiças da porta de entrada e distante dela no máximo 1 m.
Os interruptores principais devem possuir travamento mecânico na posição desligado com porta cadeados.
Além disso, para cada elevador deve ser instalado um interruptor diferencial com proteção máxima de 30 mA, que proteja os circuitos de luz da cabina, alarme e tomada elétrica para 250 V com ligação a terra.
Quando existir mais de uma máquina na casa de máquinas, cada máquina e seu correspondente interruptor devem possuir identificações iguais, e tais identificações devem estar claramente visíveis.

13.5.3.7 Os circuitos de potência para a alimentação dos elevadores, desde o quadro de entrada de força ou saída da cabina primária, quando houver, até o quadro principal das casas de máquinas poderão ser individuais através de condutos próprios separados ou comuns, através de cabos ou barramentos. Neste caso, junto ao quadro principal da casa de máquinas serão feitas as derivações para os interruptores principais de cada elevador.

13.5.5 Aterramento
Todas as partes metálicas do elevador não submetidas a tensão, tanto colocadas na casa de máquinas como na caixa, devem estar aterradas.

Obrigações Tributárias Do Condomínio

Atualmente as obrigações tributárias de responsabilidade do condomínio não são tão somente voltadas para a folha de pagamento dos empregados. Com a lei 10.833 de 30 de dezembro de 2003, que entrou em vigor em 01 de fevereiro de 2004, mudou a história do condomínio em relação ás obrigações anteriores. Os condomínios edilícios também foram contemplados no artigo 30 & 1° inciso IV,que os inclui na obrigação de reter valores relativos aos valores pagos aos prestadores de serviços.
Isto significa que o condomínio passou a atuar na área contábil, para também calcular os impostos retidos e fazer os devidos repasses para o governo. O condomínio passou a atuar com responsabilidade, sendo um sujeito passivo da obrigação tributária, como responsável tributário, devendo reter um valor, que não lhe pertence, e repassá-lo ao governo. Na falta do repasse aos cofres públicos, o condomínio será responsabilizado pelo delito de apropriação indébita previsto no artigo 168 A do Código penal.
Além das obrigações fiscais da Receita Federal sobre as contribuições do PIS, COFINS e CSLL,que são retidos pagos pelo condomínio nas contratações de serviços em valores superiores a R$ 5.000,00 de acordo com a Lei 10.833, o condomínio através da instrução normativa n° 3 do INSS, atua com a obrigação da retenção e recolhimento de 11% sobre os serviços prestados por autônomos e empresas fornecedores de mão de obra.

Tributos Incidentes

1) PIS
Os condomínios edilícios, bem como entidades sem fins lucrativos em geral, contribuem com o PIS/PASEP na modalidade” FOLHA DE PAGAMENTO”. Esta denominação se dá em vista que a base de cálculo da contribuição corresponde a 1%do total da folha de pagamento, compreendendo o somatório dos rendimentos do trabalho assalariado a qualquer título, tais como: salários, gratificações, horas extras adicionais noturno, ajuda de custo, comissões, quinquênios, 13° salário, férias, etc.
O valor devido no mês deverá ser recolhido por meio de DARF,preenchido com o código 8301 , até dia 20 do mês seguinte.
Não há que se falar em PIS sobre receita, seja ela de natureza que for, pelo fato dos condomínios e associações serem entidades isentas. Fundamentação: Art 10, IV da Lei n° 10.833/2003.

2) COFINS
Na modalidade faturamento não há incidência da COFINS em relação ás receitas auferidas pelo condomínio edilícios, tendo em vista que essa imposição tributária alcança exclusivamente as pessoas jurídicas. Fundamentação: Art 2° da Lei nº 9.718/1998; art 1° “caput”das Leis n°10.63712002 e 10.833/2003; Arts 13, IXE14X da MPN”2158-3512001
Nos condomínios constituídos na forma de “associação” este assunto deve ser avaliado sob outros aspectos.
Relativamente a COFINS, é importante observar que a isenção aplica-se somente em relação às receitas derivadas das atividade próprias da entidade, assim entendidas aquelas decorrentes de contribuições, doações, anuidades ou mensalidade fixadas por lei, assembleia ou estatuto, recebidas de associados ou mantenedores, sem caráter contraprestacional direto, destinado ao seu custeio e ao desenvolvimento dos seus objetivos sociais.
O benefício de isenção da COFINS, como dito anteriormente, aplica-se somente às receitas advindas da atividade própria. Assim, as demais receitas auferidas por essas entidades serão tributadas normalmente.
No caso das entidades isentas da COFINS (associações civis), as receitas estranhas às atividades próprias serão tributadas de acordo com o regime não-cumulativo, mediante aplicação da alíquota de 7,6%.

3) IRRF
Os rendimentos do trabalho assalariado, pagos pelos condomínios edilícios, estão sujeitos incidência do imposto de renda na fonte, calculado na forma da tabela progressiva.
Por outro lado, os rendimentos pagos ou creditados por condomínios a profissionais liberais, trabalhadores autônomos e empreiteiros de obras (pessoas físicas), como remuneração por serviços prestados sem vínculo empregatício, não estão sujeitos à retenção na fonte do imposto de renda ADN CST 29/86, haja vista que somente as pessoas jurídicas estão obrigadas a essa retenção. É o que esclarece o Parecer Normativo CST nº 37de 24/01/1972, ao desobrigar o condomínio desta obrigatoriedade quando a retenção exigir a condição de pessoa jurídica da fonte pagadora. Fundamentação: Art. 620 e seguintes do RIR /99.
O condomínio horizontal, cuja natureza jurídica é associação tem obrigação de reter na fonte não só o imposto de renda sobre o trabalho assalariado, como também sobre o trabalho prestado por autônomo e serviço prestado por pessoa jurídica, cuja atividade seja de natureza profissional.
Base legal: IN/SRF nº23/86

4) ISS
Ao contratar serviços de terceiros observar a retenção do imposto sobre serviços. O decreto n°2479/2006 estabelece a condição de contribuinte substituto para os condomínios edilícios. Isto significa que o  ISS sempre deve ser retido pelo tomador do serviço, exceto quando o prestador do serviço, pessoa física e /ou jurídica, for cadastrado na prefeitura como contribuinte por
estimativa.
Condomínio constituído na forma de associação não é considerado contribuinte substituto, devendo observar o locar da prestação do serviço e o local onde o prestador do serviço está estabelecido.

5) INSS
A instrução Normativa n°. 03/2005 dispõe sobre as normas de tributação previdenciária e equipara a empresa, condomínio edilício e a associação, para fins de cumprimento de obrigações previdenciárias. Fundamentação legal instrução normativa MPS/SRP Nº 3 de 14/07/2005.
A legislação define que a empresa contratante de serviços prestados mediante cessão de mão de obra, deverá reter 11% do valor bruto da nota fiscal ou do recibo de serviço e recolher a importância retida a previdência social.
O artigo 9°, inciso XIII da IN 03 estabelece que deve contribuir obrigatoriamente na qualidade de contribuinte individual o sindico ou administrador eleito para exercer atividade de administração condominial, desde que recebam remuneração pelo exercício do cargo, ainda que de forma indireta. Isto significa que do valor referente a remuneração do síndico deve ser retido 11% para previdência social e o condomínio deverá contribuir com 20% na GPS sobre a mesma base de cálculos.

6) Obrigações Acessorias
Os condomínios edilícios deverão entregar a declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF), caso tenham pagos rendimentos que tenham sofrido retenção do imposto de renda na fonte, ainda que em um único mês do ano calendário a que se referir a declaração.
As demais declarações, por exclusivas de pessoas jurídicas, como ocorre com a DCTF, o Dacon e a DIPJ, não alcançam os condomínios edilícios, que, portanto, estão dispensados de sua entrega, de acordo com a instrução normativa RFB Nº 784/2007. Estas declarações são obrigatórias para os condomínios horizontais, cuja natureza é jurídica e associação.
Para uma maior transparência, o síndico deverá atualizar as Certidões Negativas (CRF – CND – Receita Federal) e apresentá-las em Assembleia Ordinária, em sua prestação de contas, juntamente com as pastas devidamente assinadas por ele e os membros do conselho.

SÍNDICO – FUNÇÕES E DEVERES
TABELA DE OBRIGAÇÕES PERIÓDICAS

Administrar condomínios tem se tornando uma tarefa cada dia mais complexa.
Todo ano são aprovadas novas leis, surgem novas regulamentações, a burocracia não para de aumentar, os prazos mudam, etc., e com isso a responsabilidade do síndico aumenta proporcionalmente. Portanto, para que não tenham surpresas com algum tipo de fiscalização, síndicos e administradores devem estar atentos e organizados em relação aos prazos de alguns itens que devem ser revisados periodicamente e que têm inclusive exigência legal. Use-a para facilitar sua vida e proporcionar um melhor controle do condomínio.

CONTRA INCÊNDIOS

Certificação AVCB – (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) – O prazo varia de acordo com a aprovação do Corpo de Bombeiros. Normalmente costuma ser de 3 anos para condomínios residenciais e 2 anos para condomínios comerciais.

Brigada de incêndio
– Treinamento anual ou se houver alteração de 50% de membros da Brigada

Atestado de formação de Brigada
– Exigido na renovação do AVCB

Extintores / recarga
– Revisão visual – Mensal- Recarga – Anual

Extintores / teste hidrostático
·A cada cinco anos

Mangueiras / manutenção
. Verificação anual

FUNCIONÁRIOS

CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes)
– Anual (até 51 funcionários)

PCMSO (Programa de controle médico de Saúde Ocupacional)
– Anual ou na admissão, mudança de função, retorno ao trabalho se afastado por período maior que 30 dias, demissão, e/ou periodicamente.

PPRA (Programa de prevenção de riscos Ambientais)
-Anual

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
-Anual (www.rais.gov.br)

Seguro de Vida em Grupo
– Anual ou Mensal, dependendo da contratação. Geralmente este tipo de seguro é feito em conjunto com o seguro predial do condomínio.

Contribuições sindicais (gerais)
-Anual

Contribuição sindical patronal
-Até 31 de janeiro de cada ano

PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador)
– Cadastro: uma única vez (cadastro deve ser realizado no www.mte.gov.br/pat)

Encargos Trabalhistas (INSS, FGTS, PIS… )
– Mensal e/ou de acordo com a Convenção Coletiva de Trabalho da região

DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
-Anual

DECLARAÇÃO DE IMPOSTO DE RENDA DO CONDOMÍNIO
O condomínio não é considerado pessoa jurídica, sendo dispensada a declaração de imposto de renda.

NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS
Todos os condomínios, independente do porte, obedecem às mesmas regras para recolhimento de tributos e recolhimento de contribuições ao contratar serviços, tanto de empresas quanto de autônomos. Fique atento as providências que devem ser tomadas quanto à contratação e ao pagamento e recolhimento/ retenção das taxas em contratos de prestação de serviços.

INSS DO SÍNDICO
O Síndico, sendo remunerado ou isento da taxa condominial, deve contribuir para o INSS como contribuinte individual. O condomínio deve recolher 20% sobre o valor da remuneração ou taxa de que o síndico é isento; deve-se também reter 11% do recebido pelo síndico, ainda que em forma de isenção da taxa condominial. As contribuições devem ser recolhidas até o dia 20 (vinte) do mês seguinte.

INFRAESTRUTURA

Seguro Predial
-Anual

Repintura da fachada
-A cada cinco anos*

Instalações elétricas – Laudo
-A cada dois anos (recomendado)

Revisão visual de para-raios
-Anual

RIA- Elevadores
-Anual (São Paulo)

Caixas d’água / limpeza
– Semestral

Caixas d’água / análise bacteriológica
– Recomenda-se a cada limpeza

Rede de gás
– Vistoria a cada 2 ou 3 anos para a obtenção do AVCB

Desinsetização das áreas comuns
– Semestral (recomendado)

(*) Existe exigência Legal, porém, na prática nem todos condomínios têm seguido esta determinação à risca.
(**) A Norma Técnica da ABNT estipula periodicidade de 5 anos. Entretanto, a Norma Regulamentadora Nº 10 – Segurança em instalações, em conjunto com a NR 9 – PPRA determina que as inspeções sejam anuais.